Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это цифровой обмен документами, связанными с работой, между компанией и сотрудниками. Заявления на отпуск, приказы о приеме, трудовые договоры — все подписывается онлайн, без бумаги и походов в отдел кадров.
Звучит удобно. Но многие организации до сих пор не решаются на переход, и у них есть свои доводы. Разберем пять основных причин, почему бизнес выступает против КЭДО.
Причина №1. «У нас маленькая компания, нам и бумаги хватит»
Есть распространенное мнение, что автоматизировать кадровый документооборот нужно только гигантам с десятками тысяч сотрудников. Маленькой компании для эффективного решения задач достаточно бумаги.
Проверим эту мысль на типовой для малого бизнеса ситуации — найме удаленного сотрудника. При бумажном документообороте вы сталкиваетесь с цепочкой проблем. Курьерские услуги не дешевы. Сроки доставки зависят от логистики. Нужно перепроверять, правильно ли кандидат заполнил бумаги.
Но главный риск даже не в затратах и низкой скорости, а в том, что пока трудовой договор путешествует, сотрудник зачастую уже начинает работать. Юридически он еще не трудоустроен, а это незаконно и вдобавок небезопасно: вы не вправе требовать от человека надлежащего качества выполнения задач, а он в любой момент может уйти без предупреждения и юридически будет прав.
Система для кадрового электронного документооборота нивелирует эти риски. Договор заключается онлайн с идентификацией личности через Госуслуги. Сотрудник и работодатель подписывают документ электронными подписями, и работник сразу приступает к задачам.
Малому бизнесу свойственно расти. А вместе со штатом будет увеличиваться и объем документов. Поэтому чем раньше вы задумаетесь о цифровизации, тем более надежный фундамент создадите для дальнейшего роста.
Причина №2. «Нам нужно подписывать документы задним числом. С КЭДО так не получится»
Старая добрая практика, которую упомянули выше: сотрудник уже приступил к своим обязанностям, а трудовой договор оформляется задним числом, потому что директор в отъезде или ему было некогда. Кадровик вздыхает и ставит на приказе вчерашнюю дату. С электронным документооборотом так не получится — система зафиксирует реальное время подписания.
Но действительно ли это минус КЭДО? Дело в том, что подписать документ задним числом значит внести в официальные бумаги заведомо ложные сведения. По сути, это подделка документа.
Какие риски она создает:
- За нарушение трудового законодательства, в том числе за ненадлежащее оформление трудового договора, по статье 5.27 КоАП РФ должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 50 тыс. рублей, а юридическое лицо — до 100 тыс. рублей. При повторном нарушении суммы вырастают, а ответственного сотрудника могут дисквалифицировать на срок до трех лет.
- Если будет доказано, что документы подписывались задним числом с корыстной или личной заинтересованностью, наступает уголовная ответственность по статье 292 УК РФ «Служебный подлог». Наказание — штраф до 80 тыс. рублей или даже лишение свободы до двух лет.
- Если в суд или контролирующие органы поступят документы с фиктивной датой, это попадает под статью 327 УК РФ (подделка официальных документов) или 303 УК РФ (фальсификация доказательств). Максимальное наказание — лишение свободы.
КЭДО исключает саму возможность нарушения. Система не даст вам подписать документ прошлым числом, а значит, защитит от риска получить штраф или уголовное дело. Минус КЭДО в этом случае оборачиваются плюсом: вы избавляетесь от опасной привычки и спите спокойно.
Причина №3. «Сотрудники работают на производстве, а телефоны у них кнопочные»
Листая дальше, вы перейдёте на hrpro.directum.ru