Управлять ресурсами - непросто. Как спланировать трудоемкость так, чтобы разница между плановым и реальным показателем была минимальна? Как корректно посчитать потраченные на этап проекта ресурсы?
Чтобы проект прошел успешно, руководитель проекта (РП) должен понимать, сколько трудовых, технических и материальных ресурсов уже задействовано и сколько еще доступно для резервирования. Чем больше проектов в организации, тем выше риск конфликта между командами за кадры, оборудование или финансы.
На примере Directum Projects рассказываем, какими возможностями должна обладать ИСУП, чтобы ресурсное управление было эффективным, а количество разногласий стремилось к нулю.
Как корректно распределить ресурсы
Сотрудник — действующий работник с определенной трудоёмкостью и ставкой, из которых складывается стоимость использования ресурса. Если назначить сотрудника на этап проекта, система автоматически распределит его загрузку в соответствии с рабочим календарём.
Производственный — абстрактный ресурс, с помощью которого РП планирует стоимость затрат на этапы работ. Эта сущность — условно-безлимитная и не привязывается к рабочему календарю.
В справочнике с актуальным пулом ресурсов РП может распределить загрузку ресурсов по этапам. Это особенно актуально при использовании метода «набегающей волны», когда проект планируется на ближайшие этапы, а последующие элементы плана расписываются в общем виде без указания конкретных сотрудников.
Производственные ресурсы в справочнике — основа для расчета общих трудозатрат. В нужный момент РП может заменить абстрактные ресурсы на конкретных сотрудников. Под производственными ресурсами менеджер может указать внешние: работу подрядчиков или арендованное оборудование. При этом их стоимость будет учитываться в общем бюджете проекта.
Как рассчитать стоимость ресурсов
У каждого этапа в плане есть интерфейс назначения ресурсов. Если в качестве ресурса выбрать сотрудника, система покажет его доступность в выбранный период. А при указании трудоемкости рассчитает плановые затраты. Полная картина бюджета проекта станет видна после распределения ресурсов по всем этапам.
На диаграмме Ганта формируется сетка распределения ресурсов относительно этапов. Изменения в графике этапов приводят к автоматической корректировке назначений ресурсов. Если ресурс уже задействован в других проектах, система выделит конфликтующие периоды, а РП сможет скоординировать распределение ресурсов, учитывая их загруженность в других инициативах. Такой подход помогает достичь более глубокой интеграции проектных команд.
Как увидеть факт потраченных ресурсов
В системе учитывается рабочее время исполнителей (Timesheet). Сотрудник отмечает количество часов, потраченное на задачи по проекту. Далее отметку утверждает руководитель.
В карточке этапа автоматически заполняется фактическая трудоемкость и затраты в соответствии с отметкой сотрудников. Такая возможность упрощает контроль за работой исполнителей. РП в режиме реального времени наблюдает за фактическим использованием запланированных ресурсов. А исполнители быстро и без проблем отчитываются по своим активностям.
Преимущества ресурсного планирования
При грамотном ресурсном планировании организация точнее оценивает свои возможности в проектах. Одна из метрик успешности — минимальное расхождение между предварительным планированием и реальным расходом ресурсов. Компания может проводить анализ и работу над ошибками в этом направлении, увидеть, на каком этапе и по какой причине случился разрыв.
В стратегическом масштабе появляется полная картина по загрузке подразделений. С помощью отчета «Анализ загрузки ресурсов» руководство видит занятость сотрудников в разрезе проектов, портфелей и программ, сотрудников и подразделений. Параметры отчёта можно настраивать самостоятельно.
Благодаря инструментам ИСУП ресурсы становятся управляемыми и контролируемыми. Повышается точность планирования, которая укрепляет успешность сложного проекта.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Directum Projects. Там можно узнать больше о системе и посчитать её стоимость.