От того, насколько быстро юридический отдел реагирует на задачи, зависит многое: в банках — скорость проверки по комплаенсу, в маркетинге — допуск контента к публикации без нарушения законодательства, в телекомах — корректная обработка персональных данных. В целом в компаниях часто встречаются запросы на проверку контрагентов, реквизитов. Поток заявок большой, поэтому срок выполнения — долгий, а дедлайн, как всегда, был вчера.
Чтобы упорядочить работы и иметь на входе полное представление о задаче, можно внедрить ESM-систему. Она подходит для управления любыми услугами: ИТ, HR, АХО, и в том числе для автоматизации работы юристов.
С точки зрения рядовых пользователей юридические услуги — это внутренний сервис, значит, он должен запускаться в корпоративной системе. Поэтому ESM выглядит как единое окно, куда можно отправлять заявки на подготовку договоров, проверку счетов, оценку маркетинговых материалов и официальных текстов на сайте компании.
Единое окно для юридических услуг
Один из этапов формирования сервисного подхода — создание для всех сотрудников одной точки для подачи обращений. Выигрывают обе стороны: рядовые пользователи получают удобный и понятный инструмент для отправки заявок, а юридическая служба — централизованное хранение и обработку всех входящих задач. Больше никаких хаотичных писем, звонков и чатов в разных мессенджерах.
Работник видит каталог доступных сервисов и может:
- выбрать нужную услугу: «Согласование договора», «Юридическая консультация», «Проверка контрагента» или «Оформление доверенности»;
- прикрепить необходимые документы, файлы, скриншоты;
- отправить заявку одним нажатием кнопки.
Дальше обращение автоматически уходит по настроенному маршруту к профильному юристу. Инициатору не нужно знать внутреннюю структуру отдела и имена ответственных лиц — он видит только статус своей задачи, знает сроки ее выполнения и может при необходимости уточнить детали в комментариях.
Такой подход избавляет от бесконечных уточняющих звонков и запросов статуса. Система делает процесс общения прозрачным и оставляет всю историю взаимодействия в карточке заявки. Руководитель всегда в курсе загрузки своих сотрудников и может эффективнее распределять ресурсы.
Функции ESM-системы для автоматизации юристов
Комплексное управление сервисами достигается благодаря специальным инструментам. Они помогают решать обращения быстрее и делать работу отдела измеримой и предсказуемой для всего бизнеса.
Каталог услуг
Все задачи, к которым можно привлечь юридический отдел, выносятся в единый список. При клике на нужный сервис появляется форма, где сотрудник прописывает суть вопроса и прикладывает документы. Часть полей заполняется автоматически. Время на отправку заявки уменьшается, а обработка такого структурированного обращения сокращается в среднем на 20%.
База знаний
Необходимые документы, инструкции, чек-листы хранятся в едином пространстве. Информация не потеряется, даже если ответственный сотрудник покинет компанию. Доступ к знаниям можно разграничить в зависимости от роли работника.
Многие ESM-системы работают с ИИ. Поэтому благодаря умному поиску находить нужные файлы можно еще быстрее. Искусственный интеллект обрабатывает запрос из поисковой строки и мгновенно выдает ответ, который основывается на источниках из корпоративной базы знаний.
Это напрямую касается автоматизации юристов: чем быстрее и точнее сотрудник ищет референс, шаблон или исходник, тем скорее и лучше он выполнит задачу.
Приоритеты и уровень качества сервиса
Эти инструменты помогут выстроить обращения в юридическую службу в порядке значимости и выполнять их в реальные сроки.
Перед началом работы в ESM-системе можно настроить правила SLA (соглашение об уровне обслуживания) и приоритеты, от которых будет зависеть срочность заявки. Например, консультация по использованию изображений в маркетинговых материалах для рядовых сотрудников назначается со средним приоритетом. Запрос от руководителя продаж на подготовку договора с ключевым клиентом — с высоким. Скорость реакции на заявку и ее решение тоже могут быть разными: от нескольких часов до недели. Правила настраиваются индивидуально для каждой компании.
Виджеты
Отслеживать загрузку юридического отдела удобнее на дашбордах. В онлайн-режиме руководитель видит распределение задач по сотрудникам, наиболее востребованные услуги и качество их исполнения. Уровень удовлетворенности сервисами отслеживается на основе оценок пользователей. Виджеты помогают формировать планы по ресурсам и искать точки улучшения.
Листайте и узнаете о типичных ошибках цифровизации юр.отдела и на что обратить внимание при выборе системы