Передача документов в архив — головная боль не только для архивиста, но и для всего структурного подразделения.
Курс на цифровизацию, заданный государством в стратегии развития до 2030 года, поддерживается — и госорганы, и бизнес продолжают делать шаги в сторону перехода на электронное взаимодействие и цифровой контроль.
Всё это ведет к росту количества электронных документов и необходимости организованно их хранить.
Правильное хранение помогает:
- избежать потерь — нужные файлы всегда под рукой;
- соблюдать закон — документы хранятся в течение нужных сроков, а доступ к ним регулируется;
- работать быстрее — поиск и согласование занимают секунды, а не часы.
Разберемся подробнее, какие бывают архивы, на что обращать внимание при выборе и как сделать так, чтобы ваше хранилище стало надежным и удобным.
Какие бывают архивы
Компании хранят документы по-разному: кто-то предпочитает держать их в бумаге, кто-то использует цифровые системы, а кто-то совмещает оба подхода. При этом архивы классифицируются по различным признакам.
У каждого варианта есть плюсы и минусы.
Бумажный архив: классика, которая работает, но не всегда
В наши дни такое хранилище может быть оправданно, если в компании мало документов и они редко используются. Оно подойдет для учредительных документов или оригиналов особо важных бумаг.
Преимущества:
- юридическая значимость — бумажные документы обладают юридической силой по умолчанию и принимаются без необходимости дополнительных действий;
- создание и поддержка архива не требуют привлечения IT-специалистов.
Недостатки:
- медленный поиск — нужный документ можно искать часами;
- риски потерь — бумага горит, рвется, выцветает, может быть утеряна;
- требует места — архив растет, а аренда помещений стоит денег;
- трудно контролировать доступ — любой сотрудник может взять документ.
Электронный архив
Подойдет и будет полезен среднему и крупному бизнесу, который работает с большим объемом документов и хочет автоматизировать управление ими.
Преимущества:
- быстрый поиск — документ можно найти по названию, дате или ключевым словам;
- безопасность — резервное копирование, контроль доступа, защита от утечек;
- экономия места и времени — не нужны стеллажи и картотеки, всё доступно онлайн;
- интеграция с системами электронного документооборота и другим ПО — документы сразу можно согласовывать, подписывать и отправлять.
Недостатки:
- архив требует внедрения и настройки;
- возможны затраты на лицензии и обучение сотрудников.
Гибридный архив: баланс между цифровым и бумажным
Такой способ хранения актуален для компаний, где важна юридическая значимость бумажных документов, но при этом нужен быстрый доступ к их цифровым копиям.
Гибридный архив совмещает оба подхода, которые описаны выше: оригиналы хранятся в папках, а сканы доступны в системе.
Контуры хранения
Бумажные архивы, как и цифровые, бывают оперативными и долговременными (постоянного хранения). Располагаются обычно в разных местах: первые — непосредственно в подразделениях, вторые — в отдельном помещении, здании или на внешних площадках аутсорсинговых компаний.
Сроки архивирования разнятся. Например, бухгалтерские документы, связанные с учетом основных фондов, должны храниться 5 лет, а документы по личному составу — 50 или 75 лет. Распорядительные документы по административно-хозяйственной деятельности — всего 5 лет. Организационные документы (уставы, приказы по основной деятельности) требуют постоянного хранения.
Приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 №77 утверждены «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях». Правила закрепили некоторые требования к системам хранения электронных документов (СХЭД), которые ИТ-разработчики должны соблюсти в своих решениях.
Как не ошибиться с выбором электронного архива
Архив — не просто склад, и представить одно универсальное решение сразу для всех задач достаточно сложно. Компании может понадобиться сразу несколько типов хранилищ:
- финансовый архив — для счетов, договоров, актов и налоговых документов;
- архив организационно-распорядительной документации — для приказов, распоряжений, протоколов;
- архив проектно-сметной документации — для чертежей, спецификаций и проектных решений;
- кадровый архив — для личных дел сотрудников, приказов и трудовых договоров.
Отечественный ИТ-продукт Directum RX предоставляет богатую функциональность для оперирования разным корпоративным контентом. ПО простое в освоении, предлагает интуитивно понятные сценарии, современный интерфейс, подсказки и видеоинструкции.
Directum предлагает компаниям единое хранилище для всех типов документов, в котором можно организовать удобный доступ к контенту независимо от его формата и назначения.
Преимущества единого архива
Общая база всех документов компании в Directum RX дает основу для развития бизнеса и ускорения взаимодействия.
Экономический эффект
- снижение затрат на поиск документов и доступ к ним;
- уменьшение рутины и повышение производительности труда;
- снижение числа ошибок и неточностей в документах;
- сокращение стоимости пересылки и хранения документов.
Управление рисками и соблюдение законодательных требований
- исключение риска потери документов;
- снижение риска начисления штрафов за непредоставление документов;
- уменьшение вероятности утечки информации;
- сокращение времени на подготовку ответов на запросы надзорных органов.
Заинтересовались?
Ознакомьтесь с решениями Directum для электронных архивов подробнее
Листая дальше, вы перейдёте на Электронные архивы Directum