Системы электронного документооборота – это гораздо больше, чем просто ПО для согласования электронных документов. Даже типовая функциональность без доработок может закрыть максимум потребностей. Особенно если речь про небольшие компании до 100 сотрудников. На примере стандартной конфигурации Directum Lite покажем, как настроить разные бизнес-процессы без покупки дополнительных модулей.
Agile-доски как CRM-система для небольших компаний
Многие СЭД уже в базовой версии предлагают пользователям дополнительные функции. Как пример — «Agile-доски» в Directum Lite. Решение основано на методе управления проектами канбан. Методология помогает распределить нагрузку по членам команды и получить результат как можно быстрее. В качестве инструмента выступает доска со столбцами, где обычно прописаны этапы работ. По столбцам по мере выполнения задач двигаются тикеты. Так можно отследить, на каком этапе застряла работа по проекту, нет ли у кого-то из специалистов чрезмерной нагрузки.
В Directum Lite доска виртуальная, столбцы можно назвать как угодно, на тикетах есть возможность сохранять любую информацию в виде списка, текста, ссылок, назначать цветные метки, проставлять приоритет, трудоемкость, ответственных. Словом, инструмент гибкий.
Обычно организовать работу с клиентами помогают CRM-системы, но как быть небольшим компаниям, которым не хватает ресурсов на внедрение нескольких разных продуктов? Показываем на примере реальной компании, где работает 60 человек:
В этом случае колонки становятся этапами воронки продаж: от появления лида до завершения работ.
- Каждый тикет — это лид, то есть потенциальный клиент, оставивший контакты. Новые тикеты создает руководитель отдела продаж по шаблону, в котором уже прописаны стандартные чек-листы и шаги менеджера.
- Дальше с лидом работает назначенный менеджер. Он сам двигает тикет по колонкам, а руководитель может оставить в нем комментарий. Тогда менеджеру в папку «Входящие» придет уведомление.
- В тикетах есть поле «трудоемкость», куда обычно пишутся прогнозы по часам. Общее количество часов можно увидеть в «шапке» каждой колонки. Но менеджеры решили писать не часы, а примерную сумму чека. Так руководитель видит прогнозы поступлений и на каком этапе «застряли» деньги.
- Также в системе создана папка «Лиды компании», где менеджеры формируют подпапки по каждому клиенту и хранят их документы: коммерческие предложения, технические задания, договоры, приложения.
- Выполнение задач и достижение KPI можно контролировать с помощью виджетов, где отображается прогресс по отдельным сотрудникам и нагрузка команды в целом. Также данные можно выгрузить в виде excel-документа.
Автоматическая отправка задач из протокола совещания
В любой компании совещания отнимают львиную долю рабочего времени руководителей разных уровней. Помимо самой встречи, ресурсы уходят на организацию: подготовку повестки, приглашение участников, обеспечение их материалами для погружения в тему. Во время собрания важно вести протокол, а после — резюмировать договоренности, раздать задачи и проконтролировать их выполнение. И так совещание за совещанием.
Подготовку к встречам и подведение итогов может упростить СЭД. Например, в Directum Lite существует модуль «Совещания». Инициатор прямо в системе создает карточку встречи, указывает в ней тему, дату, время и место проведения. Добавляет участников и создает повестку из шаблона. Сюда же можно прикрепить материалы с нужной информацией.
Из карточки совещания участникам отправляются на электронную почту приглашения с вложенной повесткой, а в календаре бронируется указанное время.
Представим, что цель совещания достигнута — беседа велась согласно повестке, и секретарь зафиксировал все договоренности в шаблон протокола в системе. Теперь начинается самое важное — составленный протокол предстоит превратить в поручения. Делается это в два клика.
Система сама анализирует документ и прямо по нему создает поручения. Текст, адресаты и сроки берутся из протокола. Получатель видит, что от него требуется и в какой срок. При желании он может обратится к материалам совещания и уточнить нюансы.
Инициатору остается только периодически проверять, как продвигаются работы. Ответственный или руководитель могут сформировать отчет по отдельному пункту встречи, по всем ее темам или в целом по подразделению. Такой отчет подскажет, если что-то идет не по плану.
Листайте дальше, чтобы перейти на сайт Directum Lite. Там можно посчитать стоимость системы и протестировать её в бесплатном демодоступе.